Règlement d’Ordre Intérieur - ROI
ASBL Deers Team Hockey Basse Meuse (DT HBM)
Préambule
Le présent règlement d’ordre intérieur (ROI) a pour objet de préciser les modalités de fonctionnement de l’ASBL Deers Team Hockey Basse Meuse (DT HBM), en complément de ses statuts.
Il fixe des règles de gestion, d’organisation, de sécurité et de bonne conduite applicables à l’ensemble des membres, entraîneurs, parents et bénévoles du club, tant dans le cadre des activités sportives qu’extrasportives.
Toute affiliation au DT HBM implique la connaissance et l’acceptation des statuts, du présent ROI et, le cas échéant, des règlements des infrastructures sportives utilisées par le club.
Article 1 – Objet et champ d’application
Le présent règlement :
Détermine l’organisation interne du club et le rôle des commissions.
Fixe les modalités d’adhésion, de cotisation et d’assurance.
Encadre les règles de participation aux entraînements, compétitions et activités.
Précise les conditions d’utilisation des infrastructures sportives.
Rappelle les règles relatives à la sécurité, au dopage et à la discipline.
Article 2 – Organisation de l’association
2.1. Conseil d’Administration
L’organe d’administration (OA) aussi dénommé ci-après Conseil d’Administration (CA) assure la gestion de l’ASBL, conformément aux statuts. Il supervise l’ensemble des activités et valide les décisions des commissions.
2.2. Diffusion de l’information
Toutes les informations officielles, ainsi que les comptes rendus des assemblées générales, sont accessibles aux membres adhérents sur demande. Les communications se font via nos canaux officiels (e-mail, site, …). Toute demande d’information peut être adressée à hockey@deers-team.be et sera traitée individuellement.
2.3 Nature des responsabilités tenues par les principaux postes électifs
Le président dirige les travaux du CA et des bureaux exécutifs. Il fait appliquer la politique générale du club définie par le CA et dirige l’ensemble de l’organigramme. Il représente le club vis-à-vis de l’extérieur et est l’interlocuteur unique vis-à-vis des autorités publiques. Il a la faculté d’assister de droit à toutes les séances des commissions. En cas d’absence, il délègue ses pouvoirs au vice-président ou à un des administrateurs compétents.
Le vice-président est chargé d’assister en permanence le président dans sa tâche. Il peut assister de droit à toutes les séances des commissions.
Le secrétaire est responsable du suivi administratif de tous les dossiers du club. Il prépare les réunions des différentes instances du club et est l’organe permanent de liaison entre ceux-ci. Il rédige les ordres du jour et les rapports des assemblées, des réunions du CA et des bureaux. Il peut assister de droit à toutes les séances des commissions. Il peut être aidé dans sa tâche par un secrétaire adjoint ou par un agent administratif professionnel.
Le trésorier est responsable de la gestion financière des décisions du CA. Il est chargé de donner suite aux correspondances financières et de veiller à la régularité de l’encaissement des créances et du règlement des dettes. Il informe le CA lors de chaque séance de la situation financière et établit annuellement les comptes et le bilan du club. Il prépare les budgets prévisionnels. Il est enfin tenu de présenter chaque année à l’assemblée générale les comptes et le bilan de l’exercice écoulé, ainsi que le budget de l’année en cours. Il peut se faire aider dans sa tâche par un comptable professionnel.
2.4. Commissions
Le CA crée toutes les commissions (aussi appelées « cellules ») qu’il souhaite. Il en détermine la composition, les missions, les pouvoirs et éventuellement la durée. Chaque commission est dirigée par un administrateur, lequel est chargé de rendre compte régulièrement au CA des avancées obtenues.
L’administrateur responsable de chaque commission est chargé de composer son équipe de collaborateurs. Il sollicite les candidats puis propose des noms au CA qui doit approuver la composition définitive de chaque commission.
Lors de l’Assemblée Générale, les différentes commissions ont la possibilité de présenter le bilan de leurs activités.
2.5. Liste des commissions
Commission sportive et infrastructure :
Assure le suivi organisationnel des entraînements et de l’utilisation des infrastructures.
Missions :
Organise la répartition des coachs et la planification des entraînements ;
Coordonne l’action des entraîneurs de l’école de hockey ;
Veille à la sécurité des enfants pendant les activités ;
Assure la communication avec les parents référents.
Commission administrative et financière :
Gère les aspects administratifs et financiers liés à la vie du club.
Missions :
Gère les affiliations et les cotisations des membres ;
Élabore le budget annuel et en suit l’exécution ;
Supervise la trésorerie et la tenue des documents comptables ;
Assure le suivi des obligations administratives du club.
Commission partenariat
Chargée de soutenir le développement matériel et financier du club.
Missions :
Recherche des partenaires financiers et matériels ;
Établit des relations de sponsoring ;
Assure la visibilité des partenaires selon les accords passés.
Commission communication
Assure la cohérence de l’image du club et la diffusion des informations.
Missions :
Valide les projets publicitaires et supports de communication ;
Supervise la communication interne vers les membres ;
Gère la communication externe vers les médias et partenaires.
Commission animation et vie du club
Organise les événements extrasportifs et contribue à la convivialité du club.
Missions :
Organise les manifestations du club (tournois, fêtes, soupers, etc.) ;
Coordonne les bénévoles et les prestataires (location, brasseur, etc.) ;
Prend en charge la logistique des événements ;
Veille à impliquer les membres dans la vie du club.
Commission disciplinaire, éthique et fair-play
Veille au respect des règles de conduite et des valeurs du club.
Missions :
Élabore la charte de discipline et de fair-play applicable à tous ;
Instruit les dossiers en cas de manquement ;
Propose les sanctions au Conseil d’Administration ;
Sensibilise les membres au respect des valeurs sportives et associatives.
Commission nouveau terrain
Pilote le projet de développement des infrastructures du club.
Missions :
Élabore un projet pour doter le club d’infrastructures adéquates ;
Étudie la faisabilité du projet (technique, financière, administrative) ;
Travaille en partenariat avec les autorités publiques et privées.
Article 3 – Catégories de membres
Conformément aux statuts, le club distingue plusieurs catégories de membres :
Membres effectifs : disposent du droit de vote à l’Assemblée Générale, participent à la gestion et aux décisions stratégiques du club.
Membres adhérents (joueurs affiliés) : participent aux activités sportives et sont affiliés à la Fédération (ARBH/LFH). Ils bénéficient de l’assurance fédérale.
Membres sympathisants : soutiennent le club sans participer aux compétitions (parents, anciens joueurs, bénévoles).
Membres d’honneur : titre honorifique attribué par l’Assemblée Générale, exonérés de cotisation.
Les droits et obligations diffèrent selon la catégorie de membre, comme précisé dans les articles suivants.
Article 4 – Affiliation, cotisation et désaffiliation
4.1. Affiliation
Toute personne qui souhaite devenir membre adhérent de l’association DT HBM doit dûment compléter et signer une fiche d’adhésion fournie par l’association.
Par son affiliation, le membre devient automatiquement affilié à l’ARBH (Association royale belge de hockey) et à la LFH (Ligue francophone de hockey), et accepte l’ensemble de leurs règlements.
L’affiliation entraîne l’adhésion automatique au présent ROI et aux décisions des organes compétents du club.
Le membre adhérent bénéficie de la couverture d’assurance fédérale dès confirmation de son affiliation.
4.2. Cotisation
La cotisation annuelle est fixée par le CA et publiée sur le site officiel du club.
Le paiement doit être effectué au plus tard la semaine qui précède le début des compétitions.
Tout membre adhérent non en ordre de cotisation à cette date pourra se voir refuser de participer aux entraînements, matchs ou activités.
En cas de retard de paiement, une indemnité administrative pourra être réclamée.
Après mise en demeure, le CA se réserve le droit de suspendre ou d’exclure le membre.
Le membre démissionnaire ou exclu reste redevable des montants dus.
4.3. Reconduction tacite
Sauf notification écrite avant la date communiquée, l’affiliation est automatiquement reconduite pour la saison suivante. Des frais administratifs pourront être réclamés passé cette date.
4.4. Désaffiliation
La demande doit être introduite par mail auprès du secrétariat (secretariat@deers-team.be) avant la date communiquée.
Les demandes tardives doivent être motivées et peuvent entraîner des frais administratifs.
Article 5 – Activités sportives et extrasportives
Les membres s’engagent à participer régulièrement aux entraînements et compétitions.
Toute absence, à fortiori lors des compétitions, doit être signalée à l’entraîneur ou au manager d’équipe.
Les membres doivent porter la tenue officielle lors des compétitions.
Les activités extrasportives organisées par le club (stages, soirées, événements) sont soumises aux règles du présent ROI.
Article 6 – Déplacements
Les déplacements aux compétitions doivent se faire dans le respect des règles de sécurité routière.
Le covoiturage est encouragé et organisé par les équipes dans la mesure du possible.
Tout membre représentant le club lors d’un déplacement s’engage à respecter les règles de fair-play et l’image du club.
Article 7 – Utilisation des infrastructures sportives
Les membres doivent respecter le règlement d’ordre intérieur des infrastructures fréquentées.
Seuls les joueurs, arbitres et staffs autorisés peuvent pénétrer sur le terrain.
Le matériel doit être rangé après chaque utilisation.
Les vestiaires doivent être laissés propres et en bon état.
Le club décline toute responsabilité en cas de perte ou vol d’objets.
Article 8 – Assurance
Une assurance en responsabilité civile et réparation des dommages corporels est souscrite par l’ASBL DT HBM au profit de ses membres affiliés.
Tout accident doit être signalé immédiatement à l’adresse e-mail : hockey@deers-team.be.
Article 9 – Encadrement des mineurs
La responsabilité du club s’applique uniquement durant les horaires d’activités annoncés.
Les parents sont responsables de la prise en charge de leur enfant à la fin des activités. En leur absence, une personne majeure désignée par eux doit assurer cette prise en charge.
Le club décline toute responsabilité en dehors des horaires officiels.
Article 10 – Lutte contre le dopage et sécurité
Le club communique à ses membres les règles officielles en matière de dopage.
Toute infraction entraîne l’application des sanctions fédérales et, le cas échéant, des mesures internes.
Le club prend toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité sportive et matérielle de ses membres.
Article 11 – Discipline
La commission de discipline élabore une Charte de discipline et de fair-play complémentaire au ROI.
Les sanctions suivantes sont applicables en cas de manquement : avertissement, blâme, suspension temporaire, exclusion définitive (approuvée par le CA).
Tout membre poursuivi a droit à la défense et peut être entendu avant toute décision.
L’organisation et la composition de la commission disciplinaire relève des fonctions du CA.
Article 12 – Bénévolat et participation à la vie du club
Le club repose largement sur l’engagement bénévole de ses membres et parents.
Chaque membre est invité à contribuer : arbitrage, aide logistique, organisation d’événements,…
Certains frais liés au bénévolat pourront être remboursés selon les modalités fixées par le CA.
Article 13 – Modification du règlement
Le présent ROI peut être modifié par décision du CA.
Toute modification est communiquée aux membres et prend effet immédiatement après approbation.
